Formazione online sulle APP Microsoft 365

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Cos’è Microsoft 365

 ·     PANORAMICA DELLA PIATTAFORMA

Microsoft 365 è una suite di applicazioni cloud per la produttività che include strumenti per ufficio, collaborazione e sicurezza, offerti tramite abbonamento. A differenza della vecchia suite Office installata in locale, Microsoft 365 vive nel cloud: ciò significa che si può accedere a email, file e applicazioni da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a Internet, beneficiando sempre delle versioni più aggiornate di ogni applicativo. In pratica, Microsoft 365 offre Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e molti altri servizi sempre aggiornati, con 1 TB di archiviazione cloud OneDrive per utente e funzionalità avanzate di sicurezza e collaborazione integrate. Questa piattaforma unificata aiuta individui e aziende a lavorare in modo più efficiente e innovativo, grazie alla flessibilità del cloud e a nuove capacità come l’intelligenza artificiale (ad esempio Microsoft Copilot integrato nelle applicazioni).

·     DIFFERENZE RISPETTO A OFFICE TRADIZIONALE

Microsoft 365 adotta un modello Software-as-a-Service in abbonamento, mentre Office “perpetuo” (ad es. Office 2021 o 2024) consiste in una licenza acquistata una tantum. Di seguito un confronto chiave tra le due offerte:

Come si evince, Microsoft 365 offre un ambiente più flessibile e completo: pagando una piccola tariffa periodica, si ottiene sempre l’ultima versione delle applicazioni Office, spazio cloud abbondante, servizi integrati e supporto continuo. Al contrario, Office “standalone” comporta un costo iniziale elevato, benefici limitati al pacchetto acquistato e nessun servizio cloud integrato (bisogna gestire backup, condivisione e aggiornamenti manualmente). Ad esempio, un utente Microsoft 365 può installare Office su tutti i propri dispositivi (lavorando da PC in ufficio, portatile a casa o tablet in viaggio) e avrà file sincronizzati sul cloud e applicazioni aggiornate continuamente. Un utente con Office tradizionale, invece, è vincolato a un solo computer e rischia di lavorare con versioni datate delle app.

·     ACCESSIBILITÀ DAL CLOUD E DAI DISPOSITIVI

Uno dei maggiori vantaggi di Microsoft 365 è la possibilità di accedere a email, file e strumenti di lavoro da qualsiasi luogo. Essendo basato sul cloud, basta una connessione Internet e le proprie credenziali Microsoft per ritrovare il proprio ambiente di lavoro. Si può iniziare un documento sul PC dell’ufficio, modificarlo dal portatile a casa e aggiungere rifiniture dal tablet o dallo smartphone mentre si è in viaggio, senza interrompere il flusso di lavoro. Tutto è sincronizzato tramite OneDrive/SharePoint in tempo reale. Inoltre, molte applicazioni sono fruibili direttamente via browser web (Office per il Web: versioni online di Word, Excel, PowerPoint) senza installare nulla, oppure tramite app mobili dedicate. Ad esempio, con Outlook Web si gestisce la posta dal browser, con Teams mobile si chatta e partecipare a riunioni video dallo smartphone. Questa accessibilità omnipervasiva rende la suite ideale per supportare il lavoro da remoto e lo smart working, garantendo che ogni collaboratore possa contribuire indipendentemente dal luogo o dispositivo utilizzato. In sintesi, Microsoft 365 svincola la produttività dall’ufficio fisico: l’ufficio diventa dove sei tu.

·     COMPONENTI PRINCIPALI

Microsoft 365 raccoglie una serie di applicazioni e servizi integrati. Di seguito presentiamo i componenti principali della console Microsoft 365 e il loro scopo fondamentale:

Ø Outlook (posta elettronica e calendario): Outlook è il client integrato di posta elettronica professionale, gestione dei contatti e calendario di Microsoft 365. Consente di inviare e ricevere email, organizzare appuntamenti, riunioni e attività, il tutto in un’unica applicazione. Outlook unifica caselle di posta di diversi provider e le sincronizza in tempo reale, semplificando la gestione di comunicazioni e scadenze lavorative e personali. Dal calendario di Outlook è possibile pianificare riunioni (anche virtuali via Teams), vedere la disponibilità dei colleghi e impostare promemoria. Grazie all’integrazione con Exchange Online, Outlook per Microsoft 365 offre funzionalità avanzate come la condivisione di calendari, rubriche globali aziendali, conferme di lettura e regole automatiche sui messaggi. È disponibile come applicazione desktop, web (Outlook on the Web) e mobile, mantenendo l’utente sempre aggiornato sui propri impegni. In pratica, Outlook funge da centro di controllo della produttività individuale: si passa dalla posta al calendario ai contatti con facilità, aumentando l’efficienza nella comunicazione quotidiana.

Ø Teams (comunicazione e collaborazione): Teams è la piattaforma di chat, videoconferenza e collaborazione in team di Microsoft 365. Rappresenta l’hub centrale dove i gruppi di lavoro possono comunicare e collaborare in tempo reale, riunendo in un unico posto chat testuali, chiamate audio/video, meeting online, condivisione di file e integrazione di app. Con Teams si possono creare “team” e canali dedicati a progetti o reparti, consentendo conversazioni strutturate per argomento. Le funzionalità chiave comprendono: chat di gruppo o individuali persistenti (con cronologia completa delle discussioni), riunioni audio/video ad alta qualità con decine o centinaia di partecipanti (comprese funzionalità come registrazione, sfocatura sfondo e condivisione schermo), e integrazione con file – ogni canale ha una scheda File che collega a una raccolta di documenti su SharePoint, dove i membri possono co-editare documenti Office all’istante. Teams si integra strettamente con le altre app Microsoft 365: ad esempio è possibile co-creare documenti Word o Excel direttamente dentro Teams, o aggiungere come tab una pianificazione di Planner, una nota di OneNote, ecc. Inoltre, supporta app di terze parti tramite connettori e bot, estendendo le sue capacità (ad esempio integrazione con Trello, GitHub, ecc.). Sul fronte comunicazione, Teams unifica anche la telefonia VOIP aziendale e la messaggistica istantanea, costituendo una soluzione completa (Unified Communications). In sintesi, Teams è pensato per eliminare i silos e riunire il team: consente di comunicare, condividere e collaborare in un unico luogo in modo efficace. Ad esempio, invece di lunghe catene di email, un gruppo di progetto può discutere in un canale Teams, modificare insieme i file del progetto e pianificare meeting settimanali, tutto sulla stessa piattaforma.

Ø OneDrive (archiviazione cloud): OneDrive è il servizio di archiviazione file nel cloud di Microsoft 365. Ogni utente dispone di uno spazio personale nel cloud (generalmente 1 TB) sul quale può salvare documenti, immagini, video e qualsiasi file, organizzandoli in cartelle e sottocartelle, con il vantaggio di potervi accedere ovunque. OneDrive infatti sincronizza automaticamente i file su tutti i dispositivi dell’utente: ad esempio, un file salvato nella cartella OneDrive sul PC sarà immediatamente disponibile anche sul laptop, sul tablet o via web. Questo elimina la necessità di portare con sé chiavette USB o inviare file via email tra dispositivi. OneDrive inoltre facilita la condivisione: ogni file o cartella può essere condivisa con altri (interni o esterni all’organizzazione) generando un link o invitando specifiche persone, con possibili restrizioni (sola lettura o modifica). La collaborazione è nativa: se due utenti aprono lo stesso documento OneDrive (es. un Word), scatterà la co-editazione in tempo reale tramite Office Online. Dal punto di vista della sicurezza, i file su OneDrive sono crittografati a riposo e durante la trasmissione, e si possono attivare funzioni come la verifica in due passaggi per l’accesso e il Personal Vault (cartella protetta da un ulteriore livello di autenticazione) per i file più sensibili. OneDrive è disponibile su tutte le piattaforme (Windows integrato, Mac, iOS, Android, Web) e costituisce la base per avere sempre i propri documenti a portata di mano. In ambito aziendale prende il nome di OneDrive for Business e si integra con SharePoint e Teams per la gestione documentale condivisa.

Ø SharePoint (gestione documentale e intranet): SharePoint è la piattaforma di content management e intranet inclusa in Microsoft 365. In parole semplici, consente di creare siti web aziendali interni dove archiviare documenti, condividere comunicazioni e collaborare su contenuti con il team o l’intera organizzazione. SharePoint funge da sistema centralizzato e sicuro per la gestione elettronica dei documenti: file archiviati in apposite raccolte documentali con controlli di versione, metadati, flussi di approvazione e ricerca avanzata. Ciò permette di evitare l’uso di cartelle condivise caotiche: ogni documento ha il suo posto con permessi ben definiti e può essere facilmente ritrovato. Oltre alla gestione documentale, SharePoint è spesso usato per sviluppare l’intranet aziendale, ovvero un portale interno dove pubblicare news aziendali, annunci, calendari di team, database di conoscenza, moduli e procedure, creando una home page collaborativa per i dipendenti. La forza di SharePoint sta nelle sue funzionalità collaborative: più persone possono lavorare sugli stessi file (con co-authoring via Office Online), lasciare commenti, avviare flussi di lavoro (ad esempio per approvare un documento) e ricevere notifiche sulle modifiche. Il tutto con elevata sicurezza: SharePoint Online (parte di M365) garantisce backup automatici, controllo degli accessi granulare e conformità. È altamente scalabile e personalizzabile: si possono creare siti per ogni reparto o progetto, con pagine, liste (es.: elenchi di dati tipo anagrafiche, inventari, FAQ) e integrazioni con altre webpart (ad esempio visualizzare report Power BI all’interno di una pagina SharePoint). In pratica, SharePoint è lo strumento cardine per eliminare i silos informativi: tutti i documenti e le informazioni condivise risiedono su un’unica piattaforma accessibile ai membri autorizzati, favorendo trasparenza ed efficienza Non a caso è utilizzato da oltre 200.000 aziende nel mondo come base per le loro intranet e ambienti di collaborazione digitali. In Microsoft Teams, ogni team ha dietro le quinte un sito SharePoint per i file condivisi; questo evidenzia come SharePoint sia il motore della gestione documentale in M365.

Ø Office Apps online (Word, Excel, PowerPoint su web): Oltre alle versioni desktop classiche, Microsoft 365 fornisce versioni web-based di Word, Excel, PowerPoint e OneNote, accessibili tramite il browser senza installare alcun software. Queste Office per il Web permettono di creare, visualizzare e modificare documenti direttamente dal cloud. Pur non avendo tutte le funzionalità avanzate delle versioni desktop, le web app offrono gli strumenti essenziali per la maggior parte delle operazioni quotidiane ed hanno un vantaggio chiave: l’editing collaborativo in tempo reale. Ad esempio, più colleghi possono aprire contemporaneamente un documento Word online salvato su OneDrive/SharePoint: ognuno vedrà le modifiche degli altri apparire in pochi secondi, con indicatori del cursore che mostrano chi sta scrivendo cosa. Non c’è più bisogno di inviarsi versioni via email o attendere che qualcuno chiuda il file: tutti lavorano sull’unica copia cloud. Durante la co-creazione, Office Online gestisce le revisioni in modo intelligente (su Word basta salvare per sincronizzare le proprie modifiche con quelle altrui, e con il salvataggio automatico abilitato questo avviene continuamente). I fogli Excel online supportano la modifica simultanea cella per cella con aggiornamenti immediati, e le presentazioni PowerPoint online possono essere modificate a più mani senza conflitti. Oltre alla co-authoring, Office Online facilita la condivisione tramite link: ogni documento ha un URL che può essere inviato a colleghi o clienti per farli partecipare alla stesura o revisione, con le autorizzazioni del caso. Le app Office online sono integrate nell’interfaccia web di Microsoft 365 e in Teams (p.e. se apri un file in Teams, lo visualizzi con l’editor online). Questa componente cloud di Office rende la suite molto più collaborativa e accessibile, perché basta un browser (anche da computer non propri) per poter lavorare, mantenendo sempre i file nel perimetro sicuro aziendale. In sintesi, Word, Excel e PowerPoint online trasformano Office da applicazioni individuali a esperienze collettive, dove il documento diventa uno spazio condiviso di lavoro simultaneo.

(Oltre a questi, Microsoft 365 include molte altre applicazioni come OneNote per appunti, Planner per la gestione di task di team, Power BI per analisi dati, Forms per sondaggi, Viva per esperienze di employee experience, e così via. In questa introduzione ci concentriamo sui principali per cominciare.)